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Ikaslan Bizkaia digitaliza su gestión documental

La oficina de Ikaslan Bizkaia optimiza y blinda la gestión de la documentación y la comunicación digital con terceros.

InformacionEn 2019 Ikaslan Bizkaia estrena la solución de Metaposta para el envío y recepción de documentación vía mail. Un servicio que garantiza la confidencialidad y la validez legal de la información transferida. “Podemos firmar, registrar, notificar, compartir y custodiar digitalmente cualquier tipo de documento”, explica Lydia García, responsable de administración de la Asociación. 

Para hacerlo posible, a cada persona física o jurídica con la que la Asociación se relaciona, se le asignará un espacio seguro en la red en el que recibirá la documentación. “Una caja fuerte online a la que enviaremos las nóminas, convenios, acuerdos o cualquier otro tipo de escrito privado o confidencial”, aclara Lydia.

Así mismo, el sistema permite formalizar electrónicamente todo tipo de contratos, garantizando el proceso completo de firma y la entrega fehaciente de los documentos. Además, cuenta con un sistema de custodia electrónica legal que permite almacenar documentos durante el tiempo exigido por la ley, garantizando la integridad de los mismos independientemente de la evolución de los estándares documentales.

La implementación de esta tecnología es un paso más de Ikaslan Bizkaia hacia su objetivo estratégico de lograr la eficiencia y excelencia en la gestión. “Ganamos en agilidad, eficiencia y seguridad”. Cualquier transacción documental se puede formalizar desde la oficina y tiene valor legal a efectos de registro y notificación. Se ahorra en gastos de envío, se acortan los plazos de entrega y se asegura la confidencialidad de los datos transferidos digitalmente. “Permite que todas nuestras transacciones digitales se ajusten a la normativa europea y estatal en materia de protección de datos personales y de garantía de los derechos digitales”, concluye Lydia.

La digitalización documental va a suponer también una reducción importante de consumo de papel y del espacio físico necesario para almacenar documentación. Un hecho que evidencia el compromiso de Ikaslan Bizkaia con la RSC, con una gestión responsable y proactiva que incida en la mejora social, económica y ambiental de su entorno.

Metaposta es un sistema albergado en las estructuras informáticas de Gobierno Vasco que ofrece a la ciudadanía un lugar neutro en el que conservar los documentos privados con total seguridad.

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